De vergaderfunctie is beschikbaar zowel in Field als in Box en kan vanuit beide modules worden gebruikt. Als je zowel Field als Box in je project hebt, worden de vergaderingen getoond bij beide modules.
Als je Dalux Field niet in je project hebt, heb je Dalux Box Pro nodig om vergaderingen te kunnen gebruiken.
De vergaderfunctie maakt het gemakkelijk en efficiënt om je vergaderingen met andere deelnemers in het project te plannen en de notulen vast te leggen. Met deze functie kun je vergaderingen regelen, vergaderitems vasteleggen en follow-up vergaderingen aanmaken.
In dit artikel zullen we bespreken hoe je vergadersjablonen aanmaakt en hoe je vergaderingen instelt.
Video
Inhoudsopgave
- Activeer de vergaderfunctie
- Wie kan vergaderingen aanmaken?
- Hoe een vergadersjabloon aan te maken
- Vergaderingen aanmaken
- Gebruik van vergaderingen
Activeer de vergaderfunctie
Vergaderingen zijn te vinden in zowel de Box- als de Field-modules.
Om de functie te activeren, ga je naar
Instellingen
Box of
Field
Functies toevoegen
'Vergaderingen'
Activeren.
Wie kan vergaderingen aanmaken?
Gebruikersrechten
Om vergaderingen te kunnen aanmaken en in te stellen, moet je projectbeheerder, Field beheerder of projectmanager zijn (kan alleen sjablonen aanmaken). Zelf aangemaakte gebruikersgroepen kunnen rechten krijgen om vergaderingen te bewerken en follow-up vergaderingen aan te maken.
'Tonen' of 'Opvolging bewerken/aanmaken' autorisatie voor specifieke vergaderingen wordt geregeld via gebruikersgroepen. Om machtigingen in te stellen, ga naar:
Instellingen
Gebruikers
Scroll naar 'Aangepaste groepen'
Open de groep
Toevoegen.
Hoe een vergadersjabloon aan te maken
Met vergadersjablonen is het mogelijk om de vaste agenda voor meerdere soorten vergaderingen te kunnen hergebruiken. De sjablonen kunnen worden aangemaakt door de projectbeheerder in de Field/Box-instellingen.
Om een sjabloon aan te maken, ga naar
Instellingen
Box of
Field
'Vergadersjablonen'
Toevoegen:
Je kunt kiezen of je een nieuw sjabloon wilt aanmaken of één wilt kopiëren van een bestaand project. Dit opent een nieuw venster waar je de sjabloon een naam kunt geven, een beschrijving kunt invoeren en de agenda kunt instellen:
De agenda bestaat uit vergadercategorieën en vergaderitems. De vergaderitems worden automatisch genummerd en kunnen een type krijgen:
- Geen
- Goedkeuring
- Besluit
- Informatie
- Actiepunt
en een prioriteit:
- Geen
- Laag: !
- Gemiddeld: !!
- Hoog: !!!
Vergaderingen aanmaken
Bij het instellen van een vergadering kun je een vergadering vanaf nul aanmaken of een bestaand sjabloon gebruiken.
Nieuw aanmaken
Om een nieuwe vergadering aan te maken, ga naar:
Field
Vergaderingen
Nieuw
'Nieuwe vergadering aanmaken'.
Dit opent een leeg concept voor een vergadering zonder agenda of beschrijving. Hier kun je de vergadering aanpassen met locatie, datum, enz.
Nieuwe aanmaken vanuit sjabloon
Een vergadering vanuit een sjabloon aanmaken maakt het sneller om de vergadering aan te maken en stelt ook standaardisatie van de agenda mogelijk.
Om een vergadering vanuit een sjabloon aan te maken, ga naar:
Vergaderingen
Nieuw
'Nieuwe vergadering aanmaken vanuit sjabloon'
Kies het sjabloon en begin met het invullen van verdere informatie over de vergadering:
De vergadering aanpassen
Bij het aanmaken van de vergadering heb je verschillende opties om deze aan te passen, of deze nu vanaf nul of vanuit een sjabloon is aangemaakt.
Je kunt aanpassen:
Informatie over een vergadering
- Maak een titel voor je vergadering en stel de datum, tijd en duur in. Je kunt ook een locatie kiezen en een beschrijving toevoegen.
Deelnemers
- Kies wie er moet deelnemen. Deelnemers krijgen alleen toegang tot de reeks vergaderingen van het type waarvoor ze zijn uitgenodigd.
Agenda
- Beschrijf de verschillende vergadercategorieën. Binnen elke vergadercategorie kun je vergaderitems toevoegen.
Tips en trucs
De titel van een vergadering kan alleen worden gewijzigd als deze zich nog in de agenda/conceptstatus bevindt en nog niet naar deelnemers is verzonden. Dit geldt ook voor alle toekomstige follow-up vergaderingen.
Vergaderitems
De vergaderitems beschrijven de verschillende onderwerpen binnen elke categorie die tijdens de vergadering moeten worden besproken. Bij het aanmaken van vergaderitems kun je bewerken:
- De titel
- De verantwoordelijke
- De prioriteit van het probleem
- Een deadline voor het item
- Het type item
- Een beschrijving van het item
De verschillende types waaruit je kunt kiezen zijn:
- Geen
- Goedkeuring
- Besluit
- Informatie
- Actiepunt
Afronden van de instellingen
Wanneer de vergaderinformatie is ingevuld, begin dan met het uitnodigen van deelnemers:
Je bent nu klaar om de vergadering te starten.
Tips en trucs
Als je niet klaar bent om deelnemers uit te nodigen, sla dan de vergadering op als een concept, door te klikken onderaan het venster
'Concept opslaan'.
Gebruik van vergaderingen
Lees meer
Om te leren hoe je vergaderingen moet uitvoeren, kun je dit artikel lezen: Vergaderingen: Hoe te gebruiken.